Проекты — это сегодня повсеместно используемый инструмент, о необходимости которого в компании уже почти и не нужно ничего объяснять. Большинство предпринимателей и менеджеров понимают, что проекты нужно делать. Причём не только клиентские — и как правило повторяющиеся с разной степенью уникальности, но и внутренние проекты развития — почти всегда уникальные, которые не понятно пока как делать.
Я не знаю ни одной компании, у которой получилось начать работать с проектами без сбоев — гладко и чётко. Как правило, растягиваются сроки проектов, падает мотивация и азарт сотрудников — участников проектов. В итоге получаем не совсем то, что хотели, не совсем в те сроки. Самое главное — участники проектов не сильно горят желанием повторять этот опыт. А такие интересные подходы как Agile вообще используются редко и мягко говоря не всегда корректно.
Причин у такой ситуации много, но заметка не о причинах. Вопрос в том, что делать с этими причинами и как двигаться дальше. Проекты нужно делать и желательно не повторять ошибок прошлого.
Важный парадокс, который нужно учитывать: люди хотят сделать проекты, но не всегда понимают, как именно их делать. И задача не в том, чтобы просто рассказать им из общих соображений, как правильно следует действовать — нужно, чтобы люди начали проживать новый опыт самостоятельно, экспериментируя с рекомендациями об улучшении проектной работы.
Проект — это инструмент реализации стратегии, инструмент приживления нового управленческого опыта в компании, за счёт которого появляются новые возможности и рыночный рост. К сожалению, мы видим, что в компаниях у сотрудников настроение по отношению к проектам — настороженное, если не сказать негативное. Как к дополнительной работе сверх того, что сотрудник уже делает. Поэтому людям некогда, поэтому появляется раздражение от того, что работы добавилось, а условия труда, бизнес-процессы, сама суть работы — не поменялась. Просто делай больше, извернись, но делай.
Этот подход нужно несомненно менять. Мы предлагаем вам и вашим проектным командам провести проектную сессию, результатом которой станет решение проектных команд о том, как улучшить работу в проектах.
Содержательно проектная сессия состоит из трёх этапов.
Первый этап — общая 4-х часовая встреча проектных групп для формирования длинного списка возможностей по изменению и улучшению работы в проектах. Важно следующее: мы не просто должны произнести наши боли и проблемы — это мы делаем с удовольствием — мы должны дать предложения, как снизить влияние этой проблемы или избежать её совсем. Итогом первой встречи станет договорённость о том, какие именно решения мы начинаем пробовать уже завтра — и участники проектов, и руководство компании. Мы наконец-то начинаем друг друга слышать по тем вопросам, которые обычно не выводятся на обсуждение.
Далее проектные группы в течение двух недель экспериментируют с этими договоренностями — пробуют их применять и получают опыт. По истечении этих двух недель группы встречаются, чтобы поговорить о результатах — что получилось, а что нет. На этой встрече команды дополнительно получают внешние рекомендации — лучшие проектные практики — что в принципе управленческая мысль рекомендует делать для улучшения проектной работы. Группы делают предположения, что можно взять из этих рекомендаций, и формируют новую порцию договорённостей для экспериментов на следующие две недели.
Последняя третья встреча в цикле проектной сессии проходит в режиме фиксации совместных договорённостей между командами проектов и высшим руководством компании о том, какие взаимные обещания дают друг другу проектные команды и топ-менеджмент компании. Кроме того, команды договариваются о периодичности дальнейших встреч для улучшения проектной работы — начинает формироваться система самоулучшения.
Роль нашей компании состоит, во-первых, в поддержании нужного темпа встреч проектных групп для обсуждения улучшений в проектной работе — эти встречи должны проводиться в деловой, конструктивной манере, свободной от обвинений и упрёков. Во-вторых, мы накопили массу приёмов улучшения проектной работы и готовы передать эти знания именно в режим встреч и немедленных обсуждений, разговоров, обещаний. Важно, чтобы и заказчики проектов, и исполнители проектов, и интересованные стороны проектов — услышали друг друга и совместно решили, как скорректировать бизнес-процессы компании, чтобы в проектах улучшалась работа.
Проекты — это теперь реальность каждой компании. Мы должны учиться делать проекты не из соображений здравого смысла — «нужно просто навалиться посильнее и подружнее» — в проектах, посвящённых решению уникальных управленческих задач, это уже не работает. Проекты должны ориентироваться по своим результатам на соблюдение сроков, качества, бюджетов, реальное достижение задуманного, повышение корпоративного статуса участников проектов, а не выжимание из них последних сил. Для этого нужно повышать зрелость проектного управления в компании как отдельного управленческого контура.
Мы готовы поддержать вас в этой работе и придать проектам вашей компании новый позитивный импульс — вместе с вами провести проектную сессию и увидеть управленческие зазоры, узкие горлышки и кочки, требующие устранения. Мы готовы подключиться к этой работе как лично, так и передать вашей компании стандарт подготовки и проведения проектной сессии, поддержать вас методологически.
Некоторые подробности подготовки и проведения проектной сессии — в коротком видео на нашем YouTube-канале https://www.youtube.com/c/timetotalkstrategy/
Евгений Печёрин
Источник: https://стратегическаясессия.рф/проектная-сессия-как-улучшить-работу-с-проектами